한 시간짜리 회의는 한 시간을 씁니다. 30분으로 잡으면 30분에 끝나고요. 안건이 줄어서가 아닙니다.

영국 해군을 세어본 데서 나온 법칙

1955년, 영국의 역사학자 시릴 노스코트 파킨슨이 『이코노미스트』에 짧은 글을 실었습니다. 그는 영국 해군의 통계를 들여다보다 이상한 점을 발견했습니다. 함정 수와 병력은 크게 줄었는데 행정 인원은 계속 늘고 있었습니다.

할 일이 늘어서가 아니었어요. 사람이 늘면 서로에게 만들어주는 일이 늘고, 그 일을 처리하려고 또 사람이 필요해집니다. 파킨슨은 이 관찰을 한 문장으로 정리했죠.

일은 그에 할당된 시간을 채울 때까지 늘어난다

시릴 파킨슨, 1955

원래는 관료 조직을 겨냥한 풍자였습니다. 진지한 실험 연구가 아니라 통계를 놓고 쓴 유머 칼럼에 가까웠죠. 그런데 이후 시간 관리와 프로젝트 관리 전반에서 인용되면서 하나의 원칙처럼 자리를 잡았습니다.

왜 일이 시간을 채울까

마감까지 여유가 있으면 착수가 늦어집니다. 급하지 않으니 다른 일이 먼저 들어오고, 그사이 이 일은 '아직 시간 있는 일'로 밀려나요.

착수한 뒤에도 마찬가지예요. 시간이 남아 있으면 완성도를 올릴 여지가 계속 보이거든요. 문구를 다듬고, 자료를 더 찾고, 검토 회의를 한 번 더 잡고. 하나하나는 합리적인 판단인데 합치면 시간이 다 찹니다.

회의도 같습니다. 한 시간을 잡으면 잡담과 배경 설명이 앞쪽을 채우고 결론은 마지막 10분에 납니다. 30분으로 잡으면 그 앞쪽이 먼저 사라집니다. 안건이 줄어서가 아니라 여유가 줄어서입니다.

일정을 잡을 때 벌어지는 일

단계가 많은 일에서 특히 잘 보입니다. 디자인 시안 확정에 2주를 주면 2주가 걸리고, 1주를 주면 1주에 나와요. 결과물의 차이는 생각만큼 크지 않습니다.

여유가 길어질수록 오히려 나빠지는 부분도 있습니다. 시안을 오래 붙들고 있으면 그사이 요구사항이 바뀌고, 바뀐 요구사항을 반영하느라 처음부터 다시 하게 됩니다. 일정이 길수록 변경이 끼어들 틈도 길어집니다.

그렇다고 무조건 줄이면 품질이 떨어지죠. 기준은 넉넉히가 아니라 정확히입니다. 비슷한 일이 지난번에 며칠 걸렸는지 찾아보고 거기서 시작하는 편이, 감으로 잡는 것보다 훨씬 덜 틀립니다.

기록이 없으면 이 판단이 계속 감에 기댑니다. 그래서 일이 끝날 때 계획과 실제를 나란히 한 줄로 남겨두면 다음 견적이 정확해져요. 시안 3일 예정에 5일 걸림, 수정 2회 예정에 4회 진행. 이 정도만 있어도 어디가 늘 부족한지 보입니다.

일정을 나눠 잡는 것도 방법이에요. 전체 6주를 한 덩어리로 주면 앞의 4주가 느슨해집니다. 2주 단위로 확인 지점을 끊어두면 파킨슨의 법칙이 짧은 주기로만 작동하죠. 늘어나도 2주 안에서 늘어납니다.

회의를 30분으로 줄이려면

회의는 기본값을 30분으로 두는 것만으로도 눈에 띄게 달라집니다. 다만 시간만 줄이면 결론 없이 끝나요. 같이 붙여야 하는 규칙이 있습니다.

1. 안건 먼저회의 잡을 때 논의할 것 세 줄을 같이 적는다. 못 적으면 회의가 아니라 공유다
2. 자료 먼저배경 설명을 회의에서 하지 않는다. 미리 보내고 읽고 온다
3. 결론 먼저끝나기 5분 전에 정해진 것과 담당자를 소리 내어 확인한다

이 세 가지가 있으면 30분이 부족하지 않습니다. 반대로 안건 없이 30분만 잡으면 짧아진 만큼 결론도 얕아집니다. 시간을 줄이는 것과 밀도를 올리는 것은 다른 작업입니다.

참석자 수도 같은 원리로 봅니다. 파킨슨이 원래 본 게 사람이 늘수록 서로에게 일을 만들어주는 구조였죠. 회의도 인원이 늘면 발언 순서를 도는 데만 시간이 갑니다. 결정에 필요한 사람만 부르고 나머지에게는 결과를 공유하는 편이 양쪽 다 나아요.

여기서 조심할 것

이 법칙을 무조건 시간을 조이라는 근거로 쓰면 곤란합니다. 파킨슨이 관찰한 건 여유가 낭비로 흡수된다는 현상이지, 시간을 줄이면 성과가 올라간다는 주장이 아닙니다.

창의적 판단이 필요한 일이나 처음 해보는 일에는 그대로 적용되지 않아요. 시간을 줄이면 검토가 줄고 그만큼 실수가 늡니다. 반복 업무와 탐색 업무를 나눠서 봐야 합니다.

또 하나. 마감을 촉박하게 잡는 게 습관이 되면 팀은 항상 급한 상태로 일하게 됩니다. 그 상태에서는 건너뛰는 확인이 늘고, 결국 다시 하는 일이 늘어 전체가 느려집니다. 짧은 일정 하나는 효과가 있어도 짧은 일정만 계속되면 반대 결과가 납니다.

그럼 무엇을 바꿔볼까

1. 회의는 기본을 30분으로 잡기
2. 안건 없는 회의는 열지 않기
3. 마감은 넉넉히 말고 정확히 잡기

세 가지 중에 첫 번째가 제일 쉽습니다. 캘린더 기본 회의 길이를 30분으로 바꿔놓는 것뿐이거든요. 설정 한 번이면 끝나는데, 그 뒤로 잡히는 모든 회의가 달라집니다.

시간을 먼저 정하고 그 안에 담는 편이 대체로 낫습니다. 다만 그 시간을 정할 때 감이 아니라 지난 기록을 보면 훨씬 정확해집니다.